1. AANMELDING

1.1. Reservering en aanmelding voor een reis

Telefonisch reserveren voor een reis die Tracks Travel aanbiedt is mogelijk. Wanneer Tracks Travel binnen een week na telefonische reservering geen inschrijfformulier van de deelnemer heeft ontvangen komt de reservering automatisch te vervallen. De aanmelding van een deelnemer is definitief wanneer het inschrijfformulier in bezit is van Tracks Travel. Het inschrijfformulier dient zowel ondertekend te zijn door de deelnemer als zijn/haar ouder/begeleider/wettig vertegenwoordiger, zodat beiden te kennen geven akkoord te gaan met de Reis- en Boekingsvoorwaarden en Algemene Informatie zoals vermeld in deze brochure. Zie onder het kopje ‘Verzekeringen’ verdere voorwaarden tot aanmelding m.b.t. de reisverzekering.

Bij aanmelding gaat de deelnemer ermee akkoord dat eventueel van de deelnemer gemaakte foto’s tijdens de reis gepubliceerd kunnen worden in promotiemateriaal t.b.v. Tracks Travel. Indien dit niet gewenst is verzoeken wij dit aan te geven bij aanmelding.

1.2. Belang van het volledig en naar waarheid invullen van het inschrijfformulier

Het is van groot belang dat het inschrijfformulier volledig en naar waarheid wordt ingevuld door de deelnemer en/of zijn haar ouder/begeleider/wettig vertegenwoordiger. Verzoek is om alle vragen zo uitgebreid mogelijk te beantwoorden zodat de vakantiebegeleiding een goed beeld krijgt van het functioneren van de deelnemer. Alleen op deze wijze is het mogelijk de juiste begeleiding te bieden en een goede vakantie voor de deelnemer te garanderen. Onvolledig ingevulde inschrijfformulieren worden niet door Tracks Travel in behandeling genomen.

1.3. Bevestiging van deelname en betaling van de reissom

Na ontvangst van het inschrijfformulier stuurt Tracks Travel binnen twee weken een reserveringsbevestiging/factuur aan de deelnemer. De eerste aanbetaling van 25% van de totale reissom dient binnen 14 dagen na factuurdatum op het bankrekeningnummer van Tracks Travel te zijn bijgeschreven. Het restant van de reissom uiterlijk 8 weken voor de vertrekdatum. De deelnemer ontvangt éénmalig op het woonadres of eventueel afwijkend factuuradres een reserverings- bevestiging/-factuur na eerste aanmelding middels het inschrijfformulier.

1.4. Facturering m.b.t. het Persoons Gebonden Budget (PGB)

Tracks Travel vermeldt het PGB-tarief voor begeleiding tijdens de reizen apart op de factuur. In de meeste gevallen zijn deze begeleidingskosten via het PGB terug te vorderen. Wil je meer weten over het PGB, kijk dan op de website www.pgb.nl of neem contact op met uw zorgkantoor.

1.5. Laatste bericht voor vertrek van de geboekte reis

Ongeveer 3 weken voor de vertrekdatum ontvangt de deelnemer van Tracks Travel op het inschrijfformulier vermelde woonadres:

  • Een brief met gegevens over tijd en plaats van vertrek en terugkomst en een telefoonnummer voor de achterblijvers.
  • Een paklijst met advies over mee te nemen kleding, zakgeld en overige aandachtspunten m.b.t. de reis.
  • Naam / adres labels om aan de bagage te bevestigen.
  • Een voorgedrukte envelop, die bij aanvang van de reis gevuld met (aanvullende) persoonlijke gegevens van de deelnemer aan de reisbegeleiding van Tracks Travel afgegeven moet worden. Zie ook paragraaf 5.4.

N.B. Bij vlieg- of bootreizen kunnen de gegevens over vertrek- en aankomsttijden later ter beschikking komen. Wijkt de opstapplaats op het laatste bericht af van de door de deelnemer gewenste opstapplaats (deze is te kiezen uit de aangegeven opstapplaatsen bij de betreffende reis-beschrijving in onze brochure of website), dan dient de deelnemer zo spoedig mogelijk contact op te nemen met Tracks Travel. Bij busreizen wordt op het laatste bericht een telefoonnummer vermeld waarmee vanaf 2 uur voor de officiële aankomsttijd op de terugweg gebeld kan worden met vragen over oponthoud/files onderweg. Tracks Travel belt zelf niet met het thuisfront bij eventueel oponthoud onderweg.

2. ANNULERING

2.1. Annulering van de reis door de deelnemer

Als een deelnemer zich voor een reis heeft ingeschreven en besluit niet meer mee te gaan, zijn daar kosten aan verbonden. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van het tijdstip waarop er geannuleerd wordt.

  • Tot 8 weken voor vertrek de aanbetaling.
  • Tot 6 weken voor vertrek de aanbetaling en 25% van het resterende bedrag.
  • Tot 4 weken voor vertrek de aanbetaling en 75% van het resterende bedrag.
  • Binnen 4 weken voor vertrek de volledige reissom.

Wanneer de reis in de laatste 4 weken voor vertrek wordt geannuleerd vervalt de verplichting van Tracks Travel tot terugbetaling van enig deel van de reissom. Bij annulering van een reis worden altijd  € 50,- administratiekosten in rekening gebracht.

N.B. Annulering dient schriftelijk plaats te vinden aan het adres van Tracks Travel. Zonder schriftelijke bevestiging van annulering verplicht Tracks Travel zich in geen geval tot terugbetalen van enig deel van de reissom c.q. kan Tracks Travel de deelnemer aansprakelijk stellen voor de kosten die nog openstaan op moment van aanvang van de reis. Heeft de deelnemer een annuleringsverzekering (zie kopje ‘Verzekeringen’) via Tracks Travel afgesloten voor betreffende reis en annuleert de deelnemer om grondige redenen zoals gehonoreerd door de annuleringsverzekeraar, dan zijn vanaf dat moment de annuleringsvoorwaarden van de verzekeraar van kracht. Deze voorwaarden staan vermeld achterop de polis van de annuleringsverzekering. Annulering dient in dit geval schriftelijk via Tracks Travel te verlopen. Is er kort voor aanvang van de reis aanleiding voor de deelnemer om de reis te annuleren, brengt u dan zo spoedig mogelijk Tracks Travel ook telefonisch hiervan op de hoogte zodat de nodige maatregelen m.b.t. de reis getroffen kunnen worden.

2.2. Annuleringsregeling

Tracks Travel biedt op het aanmeldingsformulier de mogelijkheid deel te nemen aan een annuleringsregeling. U kunt bij aanmelding van een reis op het aanmeldingsformulier aangeven dat u zich opgeeft voor de annuleringsregeling, welke dekking geeft bij annulering van uw reis door ernstige ziekte of calamiteit van uzelf of familie in de eerste graad. De bijdragekosten voor ons annuleringsfonds bedraagt 5,5 % van de reissom.

2.3  Annulering van de reis door Tracks Travel

Tracks Travel behoudt zich het recht voor een reis geen doorgang te laten vinden bij onvoldoende deelname tot uiterlijk 6 weken voor vertrek. In dit geval neemt Tracks Travel contact op met de deelnemer om in overleg te bekijken of er een andere reis is waar de deelnemer zich eventueel voor zou willen aanmelden. Zo ja; dan kan de oorspronkelijke reis – zonder bijkomende omboekingskosten – omgeboekt worden naar een nieuw gekozen reis. Is dit niet het geval, of is er geen plaats meer op de reis van tweede keuze, dan heeft de deelnemer recht op restitutie van de totale reissom, voor zover reeds betaald.

3. VERZEKERINGEN   

Een reisverzekering is niet bij de reissom inbegrepen. Het is mogelijk deze via Tracks Travel bij de Europeesche Verzekeringen af te sluiten; dit moet dan op het inschrijfformulier worden aangegeven. De kosten hiervan komen bovenop de reissom. Als er op het inschrijfformulier geen keuze is aangevinkt sluiten wij geen verzekering af. Bij afsluiting van verzekeringen na ontvangst van de reserveringsbevestiging/factuur brengen wij extra administratiekosten in rekening. Kosten voor een reisverzekering (standaarddekking, inclusief geneeskundige kosten en dekking bij ongevallen) bedragen in 2015/2016 € 0,60 per dag in Nederland, € 1,60 per dag in Europa, € 2,50 per dag buiten Europa. Poliskosten zijn € 3,50. Over dit bedrag wordt geen assurantiebelasting geheven. In verband met onnodige risico’s tijdens een reis stelt Tracks Travel elke reiziger verplicht een reisverzekering af te sluiten. De reiziger kan zelf kiezen of een dergelijke verzekering via Tracks Travel bij de Europeesche Verzekeringen afgesloten wordt of via een zelf gekozen verzekeraar.

4. WIJZIGINGEN

4.1. Wijzigingen ten opzichte van aangeboden reizen in de folder en op de website

Door vroegtijdige publicatie van het reisprogramma is het mogelijk dat er wijzigingen optreden in het programma en/of de accommodatie. Bij ingrijpende wijzigingen, zoals een volledig afwijkend activiteitenprogramma of accommodatie/bestemming, die wezenlijk verschillen van dat wat in onze brochure en op de website is aangeboden, neemt Tracks Travel voor aanvang van de reis contact op met de deelnemer en heeft de deelnemer het recht om zonder verdere kosten deelname aan de reis te annuleren. Zie ook paragraaf 2.3.

4.2. Wijzigingen in het programma gedurende een reis

Het kan voorkomen dat gedurende een reis kleine aanpassingen worden gedaan in het oorspronkelijke programma door bijvoorbeeld weersomstandigheden, aard van de groep of onverwachte veranderingen in mogelijkheden ter plaatse. In dit geval zal altijd naar een passend alternatief gezocht worden.

4.3. Wijziging vertrek en aankomst

Op het laatste bericht dat de deelnemer ongeveer 3 weken voor aanvang van de reis ontvangt (zie ook paragraaf 1.5.), staan de op- en afstapplaats en vertrek- en aankomsttijden voor betreffende deelnemer vermeld. Tracks Travel behoudt zich het recht voor hier wijzigingen in aan te brengen, waarvan de deelnemer tijdig op de hoogte zal worden gebracht.

5. VERPLICHTINGEN EN AANSPRAKELIJKHEID

5.1. Verplichtingen Tracks Travel

Tracks Travel verplicht zich tot een behoorlijke uitvoering van de reis en het programma, ongeacht of de reis door Tracks Travel of door een in opdracht van Tracks Travel handelende organisatie wordt uitgevoerd. Wanneer tijdens de reis een deelnemer schade ondervindt aan bezittingen, of lichamelijk letsel oploopt en de oorzaak daarvan een tekortkoming van de organisatie is, verplicht Tracks Travel zich de deelnemer hulp te verlenen en de schade te vergoeden.

5.2. Uitsluiting aansprakelijkheid van Tracks Travel

Tracks Travel is niet aansprakelijk voor schade of tekortkomingen in de uitvoering van de reis als deze te wijten zijn aan een tekortkoming van de deelnemer of diens wettig vertegenwoordiger. Voorts is Tracks Travel niet aansprakelijk voor kosten die ontstaan doordat de deelnemer niet in het bezit is van geldige identiteitspapieren of reisdocumenten.

5.3. Verplichtingen deelnemer

De deelnemer en diens wettig vertegenwoordiger dienen het inschrijfformulier van de deelnemer volledig en naar waarheid in te vullen en te ondertekenen. Door ondertekening gaan zij akkoord met de voorwaarden zoals vermeld in de Reis- en Boekingsvoorwaarden en in de Algemene Informatie in deze brochure. De deelnemer en diens wettig vertegenwoordiger verplichten zich eventuele wijzigingen m.b.t. de deelnemer (o.a. in geestelijke en lichamelijke gesteldheid, medicatiegebruik) voor aanvang van de reis aan Tracks Travel te melden. De deelnemer verplicht zich verder eventuele aanwijzingen van Tracks Travel of van diens wettig vertegenwoordiger strikt na te komen. Bij eventuele schade ontstaan aan bezittingen van derden of aan personen veroorzaakt door de deelnemer, worden de kosten op de deelnemer verhaald.

5.4. Medicatie en lichamelijke/geestelijke gesteldheid

Als de medicatie en/of lichamelijke/geestelijke gesteldheid van de deelnemer is veranderd ten opzichte van hetgeen in eerste instantie aangegeven op het inschrijfformulier vraagt Tracks Travel om uiterlijk een week voor aanvang van de reis een recente schriftelijke medicatielijst en/of opsomming van deze wijzigingen aan het kantoor van Tracks Travel toe te zenden. Wijzigingen vanaf een week voor aanvang van de reis dienen ook telefonisch aan het kantoor van Tracks Travel doorgegeven te worden. Als bovengenoemde wijzigingen pas bij of na vertrek aan de begeleiding van Tracks Travel worden meegedeeld, kan Tracks Travel betreffende deelnemer van verdere deelname aan de reis uitsluiten als er twijfels zijn over een goed verloop van de reis voor de deelnemer, begeleiding en de rest van de vakantiegroep. Verder is het noodzakelijk om tijdens de reis medicatie mee te nemen in voorafgaand aan de reis gevulde weekcassettes of gesloten, op datum staande, medicatiezakjes afkomstig van de apotheek. Medicatie die in losse doosjes is meegegeven wordt niet verstrekt door de begeleiding van Tracks Travel. Indien een deelnemer tijdens de vakantie opgenomen moet worden in het ziekenhuis zal Tracks Travel zorgdragen voor de eerste opvang; d.w.z. dat de begeleiding bij een binnenlandse reis tot maximaal 24 uur ondersteuning kan bieden, bij buitenlandse reizen maximaal 48 uur. Extra begeleiderskosten worden aan de deelnemer doorberekend. De ouders/begeleiders/verzorgers van betreffende reiziger zijn verantwoordelijk voor het overnemen van de zorg na deze periode.

5.5. Vertraging op heen- en terugreis

Als bij vertrek op de heenreis blijkt dat een deelnemer op de aangegeven tijd niet aanwezig is op de betreffende opstapplaats neemt Tracks Travel éénmalig telefonisch contact op met het thuisfront van betreffende deelnemer. Het thuisfront is vervolgens verantwoordelijk voor vervoer naar een volgende opstapplaats of eventueel de vakantielocatie zelf. Als bij aankomst op een afstapplaats blijkt dat een deelnemer niet wordt afgehaald op de aangegeven tijd, of dat er onduidelijkheden zijn over een zelfstandige terugkeer naar huis, neemt Tracks Travel éénmalig contact op met het thuisfront van betreffende deelnemer. Tracks Travel belt vervolgens naar de dichtstbijzijnde taxicentrale en regelt een taxi naar het thuisadres van de deelnemer. Kosten voor deze taxirit zijn voor rekening van de deelnemer. Bij oponthoud op heen- en terugreis door bovengenoemde zaken behoudt Tracks Travel zich het recht voor extra kosten; te weten arbeidsuren, telefoonkosten e.d. door te berekenen aan betreffende deelnemer. Extra kosten voor een deelnemer door vertraging van de kant van Tracks Travel op heen- en terugreis kunnen niet aan Tracks Travel doorberekend worden.

6. UITSLUITING VAN DEELNAME

Tracks Travel behoudt zich het recht voor personen die zich voor één of meerdere reizen hebben aangemeld met opgave van redenen uit te sluiten van deelname aan betreffende reis/reizen. Wanneer tijdens een reis blijkt dat het gedrag van een deelnemer een goed verloop van de reis voor de deelnemer zelf of andere deelnemers/begeleiding in de weg staat, behoudt Tracks Travel zich het recht voor om in overleg met de deelnemer en na contact met diens wettig vertegenwoordiger de deelnemer van verdere voortzetting van de reis uit te sluiten. Restitutie van de reissom door Tracks Travel is in deze gevallen uitgesloten. Eventueel bijkomende kosten, o.a. voor een eerdere terugkeer naar huis, zijn voor rekening van de deelnemer.

7. VOORBEHOUD VAN TRACKS TRAVEL M.B.T. HET IN DE FOLDER / WEBSITE AANGEBODEN REISPROGRAMMA

Tracks Travel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele druk- of zetfouten in de brochure of op de website. De in de brochure en op de website gepubliceerde prijzen zijn gebaseerd op de (brandstof)prijzen en BTW-tarieven geldend op 1 oktober 2015. Verhoging van de brandstofprijzen en/of tickettarieven op de wereldmarkt kan leiden tot hogere kosten die door Tracks Travel zullen worden doorberekend in de uiteindelijk te betalen reissom. Dit geldt tevens voor verhoging van de BTW-tarieven, verzekeringstarieven en eventuele nieuwe belastingmaatregelen die de kosten doen stijgen.